Das Intranet ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine klare, zielgruppengerechte Kommunikation der Spoho. Wichtig ist dabei: Inhalte im Intranet zu platzieren bedeutet keine Abwertung, sondern eine bewusst gewählte Verbesserung der Nutzerführung. Genau hier entsteht die Chance, Informationen so zu strukturieren, wie sie von unseren internen Zielgruppen wirklich gebraucht werden – und zwar übersichtlich, schnell auffindbar und an der richtigen Stelle.

Während sich der öffentliche Webauftritt primär an Studieninteressierte, die Öffentlichkeit, Partnerinstitutionen, Forschende und externe Stakeholder richtet, ist das Intranet der zentrale Informationsraum für Mitarbeitende, Lehrende und Studierende. Studierende haben ebenfalls Zugang und profitieren von einer klaren und gut gepflegten Struktur, etwa wenn es um Formulare, Abläufe oder interne Studieninformationen geht.  

Wichtig: Der Zugang zum Intranet ist passwortgeschützt, aber ohne VPN möglich; somit haben auch Studierende aus dem WLAN und mit mobilen Endgeräten Zugriff auf das neue Intranet!

Das Intranet hilft uns dabei, doppelte Datenhaltung zu vermeiden, Informationen logisch zu bündeln und Mitarbeitenden sowie Studierenden den Alltag zu erleichtern. Hier können wir Materialien strukturiert ablegen, aktuell halten und zentral pflegen – ohne die externe Website zu überfrachten. Gleichzeitig steigert die klare Trennung die Qualität der externen Kommunikation, da externe Besucher*innen nicht mit internen Abläufen konfrontiert werden, die für sie nicht relevant sind.

Typische Inhalte, die eindeutig ins Intranet gehören, sind z. B.: interne Formulare und Dokumente, Handreichungen und Vorlagen, interne Ansprechpartner*innen und Zuständigkeiten, Ablaufbeschreibungen, FAQ für Mitarbeitende und Studierende, Tools oder interne Arbeitsmaterialien.

Das Intranet ist damit nicht der „Ort für weniger wichtige Inhalte“, sondern ein zentraler Arbeits- und Informationsraum – und eine wichtige Grundlage dafür, dass unsere Universitätswebsite klar, verständlich und zielgruppenspezifisch bleibt.

Entscheidungshilfe: Wohin gehört mein Inhalt?

1. Wer braucht diese Information?

• Externe Person (z. B. Studieninteressierte) → Website

• Interne Mitarbeitende oder Studierende → Intranet

2. Enthält der Inhalt interne Abläufe, Prozesse oder Verantwortlichkeiten?
→ Intranet

3. Muss der Inhalt aus rechtlichen Gründen öffentlich sein?
→ Website

4. Ist der Inhalt für externe Zielgruppen verwirrend oder irrelevant?
→ Intranet

5. Ist der Inhalt sensibel (personenbezogen, intern, verwaltungsbezogen)?
→ Intranet

6. Werden Dokumente als Datenablage genutzt?
→ Sofern die Information auch im Web als Text darstellbar wäre → Website (als Text)
→ Wenn es interne Dokumente sind → Intranet

Auf den Punkt gebracht:
Website = Schaufenster nach außen
Intranet = Werkzeugkasten für den Alltag  

Kurze Checkliste für Redakteur*innen

Checkliste: Gehört mein Inhalt ins Intranet?

• Der Inhalt richtet sich ausschließlich an Mitarbeitende oder Studierende.

• Die Information ist intern, organisatorisch oder prozessbezogen.

• Der Inhalt wäre für externe Zielgruppen verwirrend oder irrelevant.

• Es handelt sich um interne Formulare, Dokumente, Vorlagen oder Richtlinien.

• Der Inhalt enthält interne Zuständigkeiten oder Funktionspostfächer.

• Es gibt keinen Mehrwert für externe Zielgruppen.

• Der Inhalt hat potenziellen Datenschutzbezug.

Wenn mindestens 2 Punkte erfüllt sind → Intranet ist der richtige Ort.

Hier finden Sie den Mitschnitt unserer Vertiefungsschulung zum Thema Intranet - Viel Spaß beim Schauen!

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie im Intranet Inhalte bearbeiten können.

Ansprache im Intranet: „Du“ im System – „Sie“ im persönlichen Kontakt  

Im Intranet verwenden wir bewusst die „Du“-Ansprache. Sie unterstützt eine offene, kollegiale Arbeitskultur, erleichtert die Orientierung und schafft ein gemeinsames Wir-Gefühl für Mitarbeitende und Studierende.

Wichtig ist:
Die Ansprache im Intranet bezieht sich ausschließlich auf die redaktionellen Inhalte im System.
Sie bedeutet nicht, dass Personen im persönlichen Kontakt automatisch geduzt werden.

Die Entscheidung über das „Du“ oder „Sie“ in E-Mails, Telefonaten, Meetings oder Beratungen bleibt – wie bisher – eine Frage von Rolle, Situation und individuellem Wunsch der beteiligten Personen.

Damit beides parallel funktionieren kann, formulieren wir Intranet-Texte so, dass:

• die Nutzenden direkt angesprochen werden („Du findest hier …“, „Hier kannst du …“)

• Funktionen und Services im Vordergrund stehen

• Personen und Funktionen weiterhin respektvoll bezeichnet werden

Beispiele:

• „Deine Ansprechpartnerin für Dienstreisen ist Frau Schmitz.“

• „Den Antrag reichst du bitte beim Prüfungsamt ein.“

• „Bei Fragen hilft dir das IT-Service-Desk weiter.“

So bleibt die Tonalität im Intranet persönlich und zugänglich, ohne die professionelle Kommunikation im direkten Kontakt vorwegzunehmen.

Wie formuliere ich Texte, ohne ein persönliches „Du“ zu erzwingen?

✔️„Deine Ansprechpartnerin im Prüfungsamt hilft dir weiter.“
✔️  „Bei Fragen hilft dir das Prüfungsamt gerne weiter.“

❌ „Sprich deine Ansprechpartnerin im Prüfungsamt an.“

→ Die Interaktion wird beschrieben, ohne eine konkrete Anrede vorzugeben.

So bleibt die Ansprache im Text beim „Du“, die reale Kommunikation offen.

✔️ „Wende dich bitte an die zuständige Sachbearbeitung.“
✔️ „Die Studiengangskoordination berät dich gern.“

❌ „Frag Frau Müller.“

✔️ „Du erreichst das Team per E-Mail oder telefonisch.“
✔️ „Für die Anmeldung nutze bitte den folgenden Kontakt.“

→ Keine Vorgabe der Anredeform.

Statt:
❌ „Bitte sprich sie an.“
✔️ „Bitte nimm Kontakt auf.“

Sehr gut funktionieren:

• „bei Fragen“

• „für weitere Informationen“

• „zur Abstimmung“

• „für die Beantragung“

Beispiel:
 „Für die Beantragung nimm bitte Kontakt mit der Personalabteilung auf.“

Wenn die persönliche Ansprache relevant ist

In wenigen Fällen ist ein Hinweis sinnvoll, z. B. bei externen Kontakten oder formellen Kontexten.

Dann kurz und klar:

✔️ „Die persönliche Anrede richtet sich nach den üblichen Gepflogenheiten des jeweiligen Bereichs.“ 

oder

✔️ „Bitte verwende im direkten Kontakt die in deinem Arbeitskontext übliche Anrede.“

Dos & Don’ts für Redakteur*innen

Do

• Nutzer*innen im Text duzen

• mit Rollen, Teams und Funktionen arbeiten

• Kontaktwege neutral beschreiben

Don’t

• konkrete Personen mit „du“ in eine Gesprächssituation bringen
  („Frag Herrn …“)

• das „Du“ aus dem Intranet in den Arbeitsalltag übertragen