Warum PDF-Downloads auf Webseiten problematisch sind

    Auf Webseiten sammeln sich häufig nach und nach viele Datei-Downloads, vor allem PDFs an, weil „man das schon immer so gemacht hat“. Dieses Kapitel soll dafür sensibilisieren, auf den Upload von Dateien möglichst zu verzichten und diese nur dort zu nutzen, wo sie unumgänglich sind. Wann PDFs auf Webseiten unverzichtbar sind, lesen Sie am Ende des Kapitels. Stattdessen sollten Sie Ihre Inhalte direkt als HTML-Webseiten bereitstellen, das heißt in TYPO3 einstellen. HTML erspart viel Aufwand, hält Inhalte konsistent und aktuell. 

    1. Barrierefreiheit: PDFs sind oft schwer zugänglich

    Selbst gut gemachte PDFs sind für viele Nutzergruppen problematischer als HTML:

    • Screenreader-Nutzer haben mit PDFs häufiger Schwierigkeiten (fehlende Tags, unklare Reihenfolge, nicht korrekt ausgezeichnete Tabellen).

    • PDFs lassen sich schlechter skalieren und responsiv auf mobilen Geräten nutzen.

    • Navigation ist für Menschen mit motorischen Einschränkungen oft deutlich schlechter.

    • Barrierefreie PDF-Erstellung ist aufwendige fehleranfällig und muss von speziell geschulten Personen durchgeführt werden.

    -> HTML ist von Natur aus leichter barrierefrei umzusetzen und entspricht besser den Standards für barrierefreie Webseiten

    2. Schwache Suchmaschinenoptimierung (SEO)

    PDFs können zwar indexiert werden, aber:

    • PDFs ranken schlechter, weil sie nicht mobiloptimiert sind.

    • Interne Verlinkung, Breadcrums, Navigation, strukturierte Daten – alles fehlt.

    • Besucher bleiben in PDFs nicht lange → schlechtere Nutzersignale für SEO.

    -> HTML-Seiten sind aus SEO-Sicht immer überlegen und unterstützen Ranking, interne Vernetzung und Nutzerbindung.

    3. Schlechte User Experience – besonders mobil

    Auf Smartphones sind PDFs:

    • schwer lesbar,

    • nicht responsiv,

    • müssen heruntergeladen werden,

    • öffnen oft externe Apps,

    • brechen den Nutzerfluss.

    -> HTML passt sich jedem Endgerät an und bleibt im Design und in der Benutzerführung konsistent.

    4. Inhalte werden schlechter aktualisiert

    PDFs führen zu:

    • veralteten Versionen im Web,

    • parallelen Versionen auf Nutzergeräten,

    • hohem Pflegeaufwand,

    • fehlender zentraler Änderbarkeit.

    Wenn ein PDF einmal verteilt wurde, kursieren alte Versionen oft noch jahrelang.

    -> HTML-Inhalte werden zentral gepflegt – Änderungen gelten sofort, überall, ohne Dateimüll.

    5. Nutzer finden Inhalte nicht so gut

    In PDFs:

    • kann man schlecht scrollen,

    • Inhalte sind oft verschachtelt,

    • Suchfunktion ist begrenzt,

    • Inhalte sind nicht modular oder verlinkbar.

    -> Vorteil der Webseite: Information sofort auf der Seite lesen, ohne Download.

    6. Dateigröße & Performance

    PDFs sind oft groß:

    • Langsame Ladezeiten – besonders mobil oder bei schlechter Verbindung.

    • Hoher Datenverbrauch für Nutzer.

    -> HTML ist leichtgewichtig, schnell, effizient und rankingfreundlich.

    7. Rechtliche Anforderungen

    Behörden und Hochschulen haben zunehmend strengere Vorgaben:

    • PDFs müssen barrierefrei sein, sonst rechtliches Risiko.

    • Das ist anspruchsvoll und verlangt zusätzlicher Qualitätssicherung.

    • HTML-Seiten erfüllen Anforderungen deutlich einfacher.

    -> Weniger PDFs = weniger rechtliche Fallstricke.

    8. Mehr Arbeit für Redakteur*innen

    Viele PDFs entstehen, weil „man das schon immer so gemacht hat“ – aber eigentlich bedeuten sie:

    • doppelte Arbeit (Dokument erstellen → ins TYPO3 hochladen → inhaltlich pflegen).

    • Nachbearbeitung bei Fehlern („Bitte laden Sie Version 2 hoch…“).

    • geringer Nutzen für die Webseite selbst

    Zusammenfassung

    • PDFs sind nicht mobilfreundlich – die meisten Nutzer greifen heute über Smartphones zu.

    • PDFs verursachen deutlich mehr Pflegeaufwand.

    • Barrierefreie PDFs erfordern zusätzliche Expertise.

    • Suchmaschinen bevorzugen Webseiten – PDFs schaden den Rankings.

    • Die Downloads führen Nutzer weg von der Webseite, statt sie in der Seite zu halten.


    Wann PDFs auf Webseiten sinnvoll oder unverzichtbar sind

    1. Formulare, die ausgedruckt und unterschrieben werden müssen

    Wenn eine handschriftliche Unterschrift oder ein Stempel erforderlich ist, z.B.:

    • Anträge, Bescheinigungen

    • Verträge, Einverständniserklärungen

    • Vollmachten

    -> Hier ist ein klarer Nutzen gegeben, weil der Ausdruck Teil des Prozesses ist.

    2. Offizielle Dokumente, die exakt formatiert sein müssen

    Dokumente, deren Layout unverändert reproduzierbar sein muss:

    • Satzungen, Ordnungen (z.B. Prüfungsordnungen)

    • Zertifikate

    • Haushalts- oder Finanzdokumente

    -> PDFs garantieren, dass Formatierung, Seitenumbrüche, Grafiken und Fußnoten exakt erhalten bleiben.

    3. Rechtlich relevante Schriftstücke / Archivdokumente

    Für Aktenführung, Rechtskonformität und Nachvollziehbarkeit sind PDFs oft notwendig:

    • archivierungswürdige Dokumente

    • Beschlussvorlagen

    • amtliche Bekanntmachungen in festgelegter Form

    -> PDF/A ist hier Standard für digitale Langzeitarchivierung.

    4. Umfangreiche Publikationen

    Wenn Dokumente einen Umfang haben, der als HTML schwer zu navigieren oder technisch aufwendiger umzusetzen wäre, z.B.:

    • umfangreiche Broschüren

    • wissenschaftliche Berichte

    • Tagungsbände

    -> Nutzer wollen solche Inhalte oft offline lesen, ausdrucken oder weitergeben.

    5. Materialien, die gezielt zum Download bestimmt sind

    Wenn die Nutzungsintention explizit das Herunterladen ist, z. B.:

    • Lehrmaterialien, Arbeitsblätter

    • Druckvorlagen (z. B. Formulare, Informationsflyer)

    -> Sobald eine Druckversion benötigt wird, ist PDF meist das beste Austauschformat.

    6. Offizielle externe Dokumente

    Wenn Dokumente von externen Stellen eingebunden werden:

    • Dokumente von Ministerien, Behörden, Drittmittelgebern

    • genehmigte Vorlagen von externen Partnern

    -> Diese liegen oft nur als PDF vor und dürfen nicht verändert werden.

    Grundregel für die Praxis

    PDF nur verwenden, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:

    ✔ Dokument muss unveränderbares Layout haben.
    ✔ Dokument muss ausgedruckt werden (rechtlich oder praktisch).
    ✔ Dokument muss signiert werden.
    ✔ Dokument ist sehr umfangreich oder wird üblicherweise offline konsumiert.
    ✔ Dokument ist rechtlich oder archivarisch relevant.
    ✔ Dokument wird von extern vorgegeben.

    -> In allen anderen Fällen: Inhalt in TYPO3 als HTML veröffentlichen!

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