Das Intranet ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine klare, zielgruppengerechte Kommunikation der Spoho. Wichtig ist dabei: Inhalte im Intranet zu platzieren bedeutet keine Abwertung, sondern eine bewusst gewählte Verbesserung der Nutzerführung. Genau hier entsteht die Chance, Informationen so zu strukturieren, wie sie von unseren internen Zielgruppen wirklich gebraucht werden – und zwar übersichtlich, schnell auffindbar und an der richtigen Stelle.

Während sich der öffentliche Webauftritt primär an Studieninteressierte, die Öffentlichkeit, Partnerinstitutionen, Forschende und externe Stakeholder richtet, ist das Intranet der zentrale Informationsraum für Mitarbeitende, Lehrende und Studierende. Studierende haben ebenfalls Zugang und profitieren von einer klaren und gut gepflegten Struktur, etwa wenn es um Formulare, Abläufe oder interne Studieninformationen geht.  

Wichtig: Der Zugang zum Intranet ist passwortgeschützt, aber ohne VPN möglich; somit haben auch Studierende aus dem WLan und mit mobilen Endgeräten Zugriff auf das neue Intranet!

Das Intranet hilft uns dabei, doppelte Datenhaltung zu vermeiden, Informationen logisch zu bündeln und Mitarbeitenden sowie Studierenden den Alltag zu erleichtern. Hier können wir Materialien strukturiert ablegen, aktuell halten und zentral pflegen – ohne die externe Website zu überfrachten. Gleichzeitig steigert die klare Trennung die Qualität der externen Kommunikation, da externe Besucher*innen nicht mit internen Abläufen konfrontiert werden, die für sie nicht relevant sind.

Typische Inhalte, die eindeutig ins Intranet gehören, sind z. B.: interne Formulare und Dokumente, Handreichungen und Vorlagen, interne Ansprechpartner*innen und Zuständigkeiten, Ablaufbeschreibungen, FAQ für Mitarbeitende und Studierende, Tools oder interne Arbeitsmaterialien.

Das Intranet ist damit nicht der „Ort für weniger wichtige Inhalte“, sondern ein zentraler Arbeits- und Informationsraum – und eine wichtige Grundlage dafür, dass unsere Universitätswebsite klar, verständlich und zielgruppenspezifisch bleibt.

Entscheidungshilfe: Wohin gehört mein Inhalt?

1. Wer braucht diese Information?

• Externe Person (z. B. Studieninteressierte) → Website

• Interne Mitarbeitende oder Studierende → Intranet

2. Enthält der Inhalt interne Abläufe, Prozesse oder Verantwortlichkeiten?
→ Intranet

3. Muss der Inhalt aus rechtlichen Gründen öffentlich sein?
→ Website

4. Ist der Inhalt für externe Zielgruppen verwirrend oder irrelevant?
→ Intranet

5. Ist der Inhalt sensibel (personenbezogen, intern, verwaltungsbezogen)?
→ Intranet

6. Werden Dokumente als Datenablage genutzt?
→ Sofern die Information auch im Web als Text darstellbar wäre → Website (als Text)
→ Wenn es interne Dokumente sind → Intranet

Auf den Punkt gebracht:
Website = Schaufenster nach außen
Intranet = Werkzeugkasten für den Alltag  

Kurze Checkliste für Redakteur*innen

Checkliste: Gehört mein Inhalt ins Intranet?

• Der Inhalt richtet sich ausschließlich an Mitarbeitende oder Studierende.

• Die Information ist intern, organisatorisch oder prozessbezogen.

• Der Inhalt wäre für externe Zielgruppen verwirrend oder irrelevant.

• Es handelt sich um interne Formulare, Dokumente, Vorlagen oder Richtlinien.

• Der Inhalt enthält interne Zuständigkeiten oder Funktionspostfächer.

• Es gibt keinen Mehrwert für externe Zielgruppen.

• Der Inhalt hat potenziellen Datenschutzbezug.

Wenn mindestens 2 Punkte erfüllt sind → Intranet ist der richtige Ort.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie im Intranet Inhalte arbeiten können.