Eine Liste mit zehn typischen Fragen rund um Veranstaltungen lesen Sie am Ende dieser Seite.

Die Präsentation zum Deep Dive News & Termine vom 25.02.26 können Sie ebenfalls am Ende dieses Kapitels einsehen.

Die Aufzeichnung des Deep Dives können Sie sich via Sciebo anschauen: https://dshs-koeln.sciebo.de/s/MyZ9rxQotXYCWHG

Veranstaltung anlegen

Um eine neue Veranstaltung anzulegen, öffnen Sie den Veranstaltungs-Ordner Ihres Auftritts in der Listenansicht.

Wird Ihnen ein solcher Ordner im Seitenbaum nicht angezeigt, wenden Sie sich an web@dshs-koln.de.

Anschließend klicken Sie auf das Plus-Symbol in der Tabelle um eine neue Veranstaltung anzulegen ("Datensatz erstellen").

Daraufhin können Sie die Daten für die Veranstaltung eingeben. Im Folgenden wird erläutert, welche Einstellungen Sie in den verschiedenen Reitern vornehmen können.

Reiter "Allgemein"

Titel (Pflichtfeld)
Geben Sie in diesem Feld den Titel der Veranstaltung ein.

Top-Veranstaltung

Mit dem On-Off-Schalter Top-Veranstaltung können Sie steuern, dass der Termin nicht zeitlich chronologisch, sondern als besonders wichtiger Termin an erster Stelle der Terminliste angezeigt wird.

Sprechende URL Pfadabschnitt
In diesem Feld wird der URL-Pfad der Veranstaltung hinterlegt. Nachdem eine Überschrift angegeben wurde, klicken Sie auf das Icon mit den zwei Pfeilen rechts neben dem Feld, um den URL-Pfad aus der Überschrift zu generieren. Wichtig: Nachdem eine Veranstaltung veröffentlicht wurde, darf der URL-Pfad nicht mehr geändert werden. Externe Zugriffe (z.B. von Suchmaschinen) laufen sonst ins Leere.

Startdatum und -zeit (Pflichtfeld) / Enddatum und -zeit (Pflichtfeld)
Tragen Sie hier das Anfangsdatum Ihrer Veranstaltung ein. Wenn Sie eine Veranstaltung neu anlegen, steht hier standardmäßig das Datum der Erstellung. Die Uhrzeit muss nicht zwangsläufig ausgewählt werden, da diese im Frontend nicht angezeigt wird. Handelt es sich um eine eintägige oder punktuelle Veranstaltung muss das Feld Enddatum und -zeit nicht gefüllt sein.

Kurzbeschreibung
Hier geben Sie einen Kurztext zur Veranstaltung ein, idealerweise 1-2 kurze Sätze. Diese werden in der Listenansicht (grüner Rahmen) und zudem in der Detailansicht des Termins als gefetteter Einstiegsabsatz (orangener Rahmen) angezeigt. Für die Kurzbeschreibung ist eine Textlänge von ca. 200 Zeichen (inkl. Leerzeichen) ideal.

Beschreibung

Geben Sie hier die Beschreibung zur Veranstaltung an, skizzieren Sie den Inhalt des Events, die Zielgruppe, an die sich die Veranstaltung richtet und weitere Details wie z.B. Uhrzeit oder Anmeldeschluss. Sie können auch Verlinkungen im Text vornehmen.

Reiter "Zusätzlich"

In der Zeile "Link" können Sie eine interne Seite oder externe URL eingeben; diese wird im Frontend im Segment "Auf einen Blick" unter "Weiterführende Informationen" als Weblink ausgegeben. Denken Sie daran, einen Linktitel einzutragen.

Im Feld "Programm/Ablauf" können Sie weitere Angaben zum Programm der Veranstaltung machen; hierfür bietet es sich an, Aufzählungszeichen zu nutzen. Die Angaben, die Sie im Feld "Programm/Ablauf"eintragen, werden im Frontend unterhalb des Textes angezeigt, den Sie im Feld "Beschreibung" platziert haben.

Reiter "Relationen"

Beim Reiter Relationen sollten Sie Angaben zum Ort (standardmäßig Deutsche Sporthochschule Köln) machen. Diese Angaben können Sie hinzufügen über den Button "Datensätze durchblättern" oder neu hinzufügen über das "+". Die Auswahloptionen finden Sie im jeweiligen Ordner (Storage) der Veranstaltungen. Die Auswahl "Organisator/Ansprechpartner"können Sie vernachlässigen, diese wir im Frontend nicht angezeigt.

Reiter "Medien"

Hier können Sie ein Bild verknüpfen, welches in der Detailansicht des Termins angezeigt wird.

Bitte tragen Sie hier unbedingt die Metadaten des Bildes ein, sofern diese nicht bereits aus der Dateiliste geliefert werden.

Reiter "Kategorien"

In diesem Reiter können Sie steuern, dass eine Veranstaltung auf bestimmten/mehreren Seiten angezeigt wird, z.B. ein Termin für Studieninteressierte. Das Web-Team kann Ihnen darüber Auskunft geben, auf welchen Seiten Veranstaltungen angezeigt werden und aus welchen Ordnern diese gespeist werden. Dazu können Sie die gewünschte Kategorie im Baum anklicken (Beispiel).

Kategorie: Intranet

Sie haben auch die Möglichkeit, Termine im Intranet zu veröffentlichen. Dazu setzen Sie unterhalb von Zielgruppen die Kategorie „Intranet“. Dann erscheint die Veranstaltung ausschließlich im Intranet. Hier haben Sie zudem die Möglichkeit, die Benutzergruppe einzuschränken, die die Veranstaltung sehen kann. Schränken Sie dies nicht ein, können alle Intranetnutzer*innen den Termin sehen. Sie können dies aber auch für Studierende, Mitarbeitenden oder Mitarbeitende & Studierende (gemeint sind z.B. Hilfskräfte) spezifisch einstellen. Das macht z.B. Sinn, wenn sich eine Info explizit an Studierende richtet; dann vergeben Sie die Benutzergruppe Studierende sowie Mitarbeitende & Studierende. Dies passiert im jeweiligen Veranstaltungsdatensatz im Reiter Zugriff (siehe unten).

Reiter "Registrierungsoptionen"

Bei den Registrierungsoptionen können Sie umfangreiche Einstellungen rund um die Anmeldung zu einer Veranstaltung eingeben, z.B. den Anmeldezeitraum, die maximale Teilnehmer*innenzahl und das Verhalten nach Registrierung festlegen. Diese erscheinen teilweise im Segment "Auf einen Blick":

Reiter "Registrierungsfelder"

Unter Registrierungsfelder können Sie zusätzliche Felder für die Anmeldung hinterlegen, die in der Anmeldemaske im Frontend angezeigt werden, z.B. Textfeld, Ankreuzfeld, Auswahlfeld.

Reiter "Teilnehmer"

Unter Teilnehmer sehen Sie, sofern beim Termin eine Anmeldefunkton hinterlegt ist, die Angaben der Personen, die sich angemeldet und die den Anmeldelink bestätigt haben.

Reiter "Metadaten"

Für die bessere Auffindbarkeit über Suchmaschinen sollten Sie innerhalb dieses Reiters die Meta-Tags pflegen.

Reiter "Sprache"

Die Angabe in diesem Reiter darf nicht geändert werden und steht in keinem Zusammenhang mit der Sprachversion des News-Beitrags.

Reiter "Zugriff"

Über den Reiter Zugriff können Sie den Beitrag verbergen oder veröffentlichen. Bei einem Termineintrag ist dies nicht erforderlich, weil der Termin automatisch nach Veranstaltungsende im Frontend verschwindet. Darüber hinaus können Sie bei Veranstaltungen fürs Intranet steuern, welche Benutzergruppe diese Veranstaltung angezeigt bekommt, also ob Studierende, Mitarbeiter*innen oder Mitarbeitende & Studierende (z.B. Hilfskräfte). Die Einschränkungsmöglichkeit nach Benutzergruppen besteht nur für das Intranet. Ist keine Benutzergruppe ausgewählt, können alle im Intranet eingeloggten Personen den Termineintrag sehen.

-> Wichtig: Die Benutzergruppe Mitarbeitende & Studierende ist eine eigenständige dritte Gruppe (hier sind z.B. Hilfskräfte oder Promotionsstudierende mit Anstellungsverhältnis enthalten) und nicht die Summe der anderen Gruppen!

(Beispiel: Termin, den die Benutzergruppen Mitarbeitende und Mitarbeitende & Studierende sehen können.)

Reiter "Hinweise"

Das Feld für Hinweise könnten Sie z.B. dazu verwenden, um Informationen zum Beitrag zu hinterlegen. Die Angaben in diesem Feld sind nur im Backend sichtbar.

Übersetzung von Veranstaltungen

Um Veranstaltung automatisch mit DeepL übersetzen zu lassen, öffnen Sie den jeweiligen Ordner, welcher den Artikel enthält, in der Listenansicht. Suchen Sie den zu übersetzenden Artikel in der Tabelle "Veranstaltung". In der Spalte "Lokalisieren" sehen Sie an jedem Artikel, welcher noch nicht übersetzt wurde, die Landesflagge der Übersetzung und direkt rechts daneben die Landesflagge inklusive DeepL-Icon. Bei diesem Beispiel ist der grün umrandete Termin noch nicht übersetzt, der orange umrandete schon.

Sie haben nun zwei Möglichkeiten, den Artikel zu übersetzen:

Um den gewünschten Artikel automatisch mit DeepL zu übersetzen, klicken Sie auf die rechte der beiden Landesflaggen.
Ein Klick auf die linke Landesflagge erstellt nur den Artikel in der zweiten Sprache und Sie müssen die Übersetzung selbst vornehmen.

Der übersetzte Artikel ist zunächst noch ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie die übersetzten Inhalte noch einmal überprüfen .

Hinweis: Wenn Sie weitere Angaben in Ihrem Termineintrag genutzt haben, z.B. Ort, Organisator, zusätzliche Registrierungsfelder, dann denken Sie daran, dass diese nach der Übersetzung mit DeepL ebenfalls zunächst ausgeblendet wurden und separat aktiviert werden müssen, bevor Sie den Termin sichtbar schalten.

Damit die einzelnen Veranstaltungen in englischer Sprache angezeigt werden, muss auch die Seite, auf der das Termin-Plug-in verknüpft ist, einen englischen Seitentitel besitze; das gilt ebenfalls für die Seite, auf der die Terminliste angezeigt wird. Wenden Sie sich für die Konfiguration an web@dshs-koeln.de.

Veranstaltungs-Plug-in anlegen

Bisher haben Sie gelernt, wie Sie einzelne Termine als Datensätze anlegen. Für die strukturierte Anzeige dieser Datensätze im Frontend ist das Plug-in Veranstaltungsverwaltung erforderlich. Dieses sorgt dafür, dass Termine auf der Webseite in Form einer, z.B. chronologischen, Liste angezeigt werden. Für die Veranstaltungsliste wird das Plug-in “Listenansicht” aus dem Bereich “Veranstaltungsverwaltung” eingesetzt. Im Backend sieht das so aus:

Zur Konfiguration des Plug-ins stehen Ihnen nach dem Einfügen verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten auf den Tabs zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich für die Konfiguration an das Web-Team: web@dshs-koeln.de.

Zehn typische Fragen zu Veranstaltungen/Terminen:

1. Wann lege ich einen Termin an – und wann eine News?

Vor der Veranstaltung → Termin. Nach der Veranstaltung → News (Rückblick). Ein Termin informiert, eine News berichtet.

2. Was sind Pflichtangaben bei einem Event?

Titel, Datum, Uhrzeit, Ort, Zielgruppe, Inhalt, Anmeldung, Kontaktperson. Ohne diese Angaben ist ein Termin unvollständig.

3. Wie gehe ich mit wiederkehrenden Veranstaltungen um?

Für jedes neue Datum einen eigenen Datensatz anlegen. Alte Termine nicht überschreiben, sondern ggf. kopieren.

4. Vergangene Termine löschen?

Nein. Sie bleiben im System und wandern ins Archiv. Das sorgt für Dokumentation und Nachvollziehbarkeit.

5. Wie lege ich mehrtägige Veranstaltungen an?

Wenn es ein zusammenhängendes Event ist → ein Datensatz mit Start- und Enddatum. Nur bei klar getrennten Veranstaltungen mehrere Datensätze.

6. Warum wird mein Termin nicht angezeigt?

Prüfen:

Veröffentlichungszeitraum
Startdatum liegt vielleicht in der Vergangenheit
richtige Kategorie gesetzt
Sichtbarkeit aktiviert

7. Wie ausführlich sollte die Beschreibung sein?

Serviceorientiert und klar strukturiert. Nutzen, Zielgruppe und Ablauf sollten schnell erfassbar sein – keine langen Fließtexte.

8. Wo gehören Anmeldeinformationen hin?

In ein klar erkennbares Feld oder deutlich sichtbar in die Beschreibung. Fristen und Modalitäten müssen eindeutig sein.

9. Für jeden Veranstaltungstag einen eigenen Termin?

Nur wenn es sich um eigenständige Programmpunkte handelt. Bei einer zusammenhängenden Veranstaltung besser ein Datensatz mit mehreren Tagen.

10. Müssen Termine ins Englische übersetzt werden?

Ja, insbesondere wenn internationale Zielgruppen angesprochen werden. Auch hier gilt: konsistente Zweisprachigkeit stärkt Professionalität und Sichtbarkeit.