Mit der Dateiliste arbeiten

    Die Dateiliste ist der zentrale Ort zur Verwaltung aller Dateien, die auf der Website zum Einsatz kommen – etwa PDFs, Bilder und Präsentationen. Damit Sie effizient und sauber arbeiten können, sind einige Grundregeln und einheitliche Abläufe wichtig.  

    1. Grundprinzipien der Dateiliste

    1.1 Die Dateiliste ist Arbeitsbereich und Archiv

    Alle Dateien, die irgendwo auf der Website erscheinen, sind hier abgelegt.
    Die Dateiliste dient gleichzeitig als:

    • Arbeitsmaterial für die Redaktion

    • Medienpool für alle Inhalte

    • Archiv für dauerhafte Dokumente

    Dateien sollten deshalb immer geordnet, nachvollziehbar und dauerhaft abgelegt werden.


    1.2 Berechtigungen beachten

    Jeder Redakteur oder jede Redakteurin kann nur in den Ordnern Dateien hochladen, für die Sie eine Berechtigung haben. Außerdem dürfen Dateien aus anderen Bereichen direkt oder ohne Absprache mit dem Bereich genutzt werden. Dafür gibt es den shared-Ordner, der bereichsübergreifende Dateien enthält (z. B. Keyvisuals, allgemeine Campusbilder, Sportmotive).


    1.3 Einheitliche Ordnerstruktur

    Die Dateiliste ist in feste Bereiche gegliedert:

    Jeder Bereich enthält identische Unterordner nach Dateiformat:

    • /pdf

    • /bilder

    • /ppt

    • /sonstiges



    2. Dateien hochladen

    2.1 Vor dem Upload prüfen

    Bevor Sie eine Datei hochladen:

    1. Zu welchem Bereich gehört der Inhalt fachlich?

    2. Welches Format hat die Datei (PDF, Bild, PPT …)?

    3. Haben Sie die Berechtigung, in diesem Ordner Dateien hochzuladen?

    Danach laden Sie die Datei direkt in den passenden Ordner hoch.

    2.2 Dateinamen

    Vergeben Sie kurze, aussagekräftige, schlagwortartige Dateinamen, z. B.:

    • studienordnung.pdf

    • campus_sommerfest.jpg

    • jahresbericht.pdf

    Nicht erlaubt:

    • Scan003_final.pdf

    • Bild123.jpg

    • Ordnung_neu_final2.pdf

    Mehr Informationen zur Datenhygiene und -benennung finden Sie im passenden Kapitel.

    3. Dateien aktualisieren

    Damit auf der Website immer die aktuelle Version angezeigt wird:

    • Nutzen Sie immer die Funktion „Ersetzen / Replace“, wenn eine Datei aktualisiert wird.

    • Nie eine zweite Datei hochladen, sonst entstehen veraltete Versionen.

    Vorgehensweise:

    1. Datei in der Dateiliste auswählen

    2. Auf „Ersetzen / Replace“ klicken

    3. Neue Version auswählen

    4. Hochladen → TYPO3 aktualisiert automatisch alle Verlinkungen



    4. Dateien löschen

    Dateien dürfen nur gelöscht werden, wenn:

    • sie nicht mehr verwendet werden

    • keine Verweise / References bestehen

    • sie durch eine aktuelle Datei ersetzt wurden


    6. Regeln für eine saubere Dateiliste

    • Dateien nur in berechtigten Ordnern hochladen

    • Keine privaten Ordner anlegen

    • Keine Versionsnummern im Dateinamen verwenden

    • Vor Upload prüfen: Ersetzen oder neu hochladen?

    • Bei Unsicherheiten: Presseteam kontaktieren


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