Diese Anleitung erklärt das Erstellen von Nachrichten, wenn Sie das Nachrichtensystem benutzen. Wenn Sie den News-Bereich (sog. Plugin) nutzen möchten und dies noch nicht eingerichtet ist, wenden Sie sich bitte an das Web-Team (web@dshs-koeln.de).

Eine Schritt-für-Schritt-Checkliste für dezentrale Redakteur*innen finden Sie weiter unten in diesem Kapitel!

Eine Liste mit den zehn häufigsten Fragen rund um News finden Sie am Ende dieser Seite.

Die Präsentation zum Deep Dive News & Termine können Sie ebenfalls am Ende dieses Kapitels einsehen.

Die Aufzeichnung des Deep Dives können Sie sich via Sciebo anschauen: https://dshs-koeln.sciebo.de/s/MyZ9rxQotXYCWHG

Im Nachrichtenmodul können aktuelle Informationen zu Hochschulthemen, Forschung, Personalia etc. zielgruppenspezifisch veröffentlicht werden. Das bedeutet, jede Nachricht kann über die Vergabe einer oder mehrerer Kategorien auf verschiedenen Seiten des Webportals oder im Intranet angezeigt werden. Beispiel: So ist es möglich, dass Sie als Redakteur*in eine Meldung auf Ihrer Institutsseite und auch beim Thema Forschung erscheinen lassen können.

News werden nicht auf Standardseiten erstellt, sondern in einem News-Ordner (lila Ordner-Symbol im Seitenbaum). Die Liste an News, die sich in dem jeweiligen Ordner befinden, wird Ihnen im Inhaltsbereich angezeigt; dazu müssen Sie das Modul Liste ausgewählt haben; im vorliegenden Beispiel enthält der News-Ordner 10 Artikel:

Einen neuen News-Beitrag anlegen

Um einen neuen News-Beitrag anzulegen, öffnen Sie den News-Ordner Ihres Auftritts in der Listenansicht. Anschließend klicken Sie auf den Button "Datensatz erstellen" (siehe Screenshot rote Umrandung). Daraufhin öffnet sich eine Eingabemaske für eine News und Sie können den Beitrag anlegen. Möchten Sie eine bereits bestehende News bearbeiten, klicken Sie im jeweiligen Datensatz auf das Stift-Symbol. Befinden Sie sich in der Bearbeitungsmaske einer News erscheinen oberhalb diese Buttons, mit denen Sie den Datensatz schließen, speichern, anzeigen oder löschen oder auch einen weiteren neuen Beitrag anlegen können.

Die Funktion "Anzeigen" funktioniert nur bei einer bereits aktivierten News.

Im Folgenden wird erläutert, welche Einstellungen Sie in den verschiedenen Reitern vornehmen können.

Reiter "Steuerung" (Pinnen von News)
Hier können Sie einer Meldung die Funktion Top-Nachricht zuweisen. Die News wird dann - unabhängig von der zeitlichen Sortierreihenfolge - an den Anfang der Listenansicht gesetzt und dort festgepinnt. Diese Möglichkeit sollte sparsam und nur bei wirklich wichtigen News eingesetzt werden, denn die News bleibt dort solange bis man den Pin entfernt. Im Frontend wird die gepinnte News durch ein Pin-Symbol gekennzeichnet:

Sollten Sie diese Möglichkeit nutzen wollen, überlegen Sie sich vorher:

Verdränge ich damit andere wichtige News von der Spitzenposition? Bitte sprechen Sie das gegebenenfalls mit dem Web-Team ab.

Wird die News noch in anderen Auftritten dargestellt?

Kollidiert sie dort womöglich mit bereits gepinnten News?

Die Optionen "opt Freigabe Listen" und "Podcast" sind für Sie nicht relevant.

Reiter "Inhaltselemente"

Dieser Reiter bietet Ihnen, ergänzend zum Text aus dem Rich-Text-Editor, die Möglichkeit, den Inhalt des News-Beitrags mit Hilfe von Inhaltselementen zu strukturieren und mit weiteren Informationen anzureichern, z.B. Downloads, Kontaktcards oder Links. Nicht alle Inhaltselemente machen gleichermaßen Sinn. Um ein neues Inhaltselement hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button "Neu anlegen" und wählen anschließend im Drop-down-Menü "Typ" des Inhaltselements den gewünschten Typ aus:

Hinweis: Die mit Inhaltselementen eingebundenen Inhalte werden in der Detailansicht Ihres News-Beitrags unterhalb der Inhalte aus dem Rich-Text-Editor angezeigt.

Folgende Inhaltselemente können Sie zusätzlich zum Inhalt aus dem Rich-Text-Editor in einer News nutzen:

- Text

- Bild/Bilder

- Bildergalerie/Carousel (z.B. für einen Nachbericht zu einer Veranstaltung)

- Karte Kontakt

- Karte Zitat

- Linkliste

Reiter "Medien"

In diesem Reiter können Sie für die Listen- und Detailansicht Ihres News-Beitrags Bilder hinterlegen. Sie können wahlweise ein Bild für beide Ansichten oder auch zwei unterschiedliche Bilder für Listen- und Detailansicht nutzen. Klicken Sie dazu im Reiter "Medien" auf den Button "Mediendatei hinzufügen" und wählen das entsprechende Bild aus Ihrem Dateiverzeichnis aus; über das + können Sie es dem News-Datensatz hinzufügen.

Wenn sich das gewünschte Bild noch nicht im Dateiverzeichnis befindet, laden Sie es zunächst in Ihren Dateiordner hoch.

Anschließend wählen Sie über das Drop-down-Menü "Zeige in Ansichten" aus, ob das Bild in der Listen- und Detailansicht oder nur für eine bestimmte Ansicht genutzt werden soll.

Bei den Bild-Metadaten "Alternativer Text" etc. sind ausgegraut die Angaben eingetragen, die bei dem jeweiligen Bild in der Dateiliste hinterlegt wurden. Sie können die Angaben überschreiben, wenn Sie elementspezifische Angaben machen möchten.

Wenn gewünscht, können Sie die Bildausschnitte mit dem Bildeditor entsprechend bearbeiten. Der Bildeditor nutzt im News-Modul standardmäßig ein Seitenverhältnis von 3:2. Sie können aber den Bildausschnitt wählen (Cropped area): Klicken Sie dazu auf "Editor öffnen".

Reiter "Kategorien"

In diesem Reiter können Sie den News-Beitrag einer Kategorie zuweisen. Die Kategorien dienen dazu, auf bestimmten Seiten nur bestimmte News anzeigen zu lassen oder auch eine News auf mehreren Seite ausspielen zu können, z.B. auf einer Institutsseite und gleichzeitig auf der Themenstartseite Forschung. Nicht bei allen Auftritten werden Kategorien genutzt, um die News-Beiträge zu filtern. Das Web-Team kann Ihnen darüber Auskunft geben. Dazu können Sie gewünschte Kategorie im Baum anklicken (Beispiel). Für Institute: Wenn Sie das Newsmodul auf Ihrer Instituts- oder Abteilungsseite nutzen, müssen Sie immer die jeweilige Kategorie auswählen. Eine Meldung, bei der keine Kategorie angehakt ist, wird im FE nicht angezeigt.

Kategorie: Für Startseite vorschlagen!

Um News auf der Startseite der Spoho anzeigen zu lassen, gibt es ebenfalls eine Kategorie-Option. Wenn Sie die Kategorie "Für Startseite vorschlagen" anhaken, wird die zentrale News-Redaktion informiert. Die Redaktion kann dann in den jeweiligen Ordner navigieren und entscheiden, ob die News auf der Startseite erscheinen soll oder nicht.

Kategorie: Intranet

Sie haben auch die Möglichkeit, Meldungen im Intranet zu veröffentlichen. Dazu setzen Sie unterhalb von Zielgruppen die Kategorie „Intranet“. Dann erscheint die Meldung ausschließlich im Intranet. Hier haben Sie zudem die Möglichkeit, die Benutzergruppe einzuschränken, die die Meldung sehen kann. Schränken Sie dies nicht ein, können alle Intranetnutzer*innen die Meldung sehen. Sie können dies aber auch für Studierende, Mitarbeitenden oder Mitarbeitende & Studierende (gemeint sind z.B. Hilfskräfte) spezifisch einstellen. Das macht z.B. Sinn, wenn sich eine Info explizit an Studierende richtet; dann vergeben Sie die Benutzergruppe Studierende sowie Mitarbeitende & Studierende. Dies passiert im jeweiligen Newsdatensatz im Reiter Zugriff (siehe unten).

Reiter "Metadaten"

Für die bessere Auffindbarkeit über Suchmaschinen können Sie innerhalb dieses Reiters die Meta-Tags pflegen. Die Felder Stichworte und Beschreibung beeinflussen die Open Graph Daten der News. Open Graph Daten werden unter anderem von Social Media Kanälen genutzt. Wenn interessierte Personen den Link zur News dort teilen, wird dieser um einen Titel, eine Beschreibung und ein Bild ergänzt. Die Felder sind optional; wenn Sie diese leer lassen, werden für die Open Graph Daten der Titel der News und der Teaser herangezogen.

Die Stichworte unter Meta-Tags sind zudem relevant für die interne Suche; tragen Sie hier also 3-4 Keywords zur Meldung ein (auch fürs Intranet relevant).

Das Feld "Name des Autors" wird aktuell im Frontend nicht angezeigt und muss nicht befüllt werden.

Reiter "Sprache"

Die Angabe in diesem Reiter darf nicht geändert werden und steht in keinem Zusammenhang mit der Sprachversion des News-Beitrags.

Reiter "Zugriff"

Über den Reiter Zugriff können Sie den News-Beitrag verbergen oder veröffentlichen sowie ein Veröffentlichungs- und Ablaufdatum eintragen (falls gewünscht). In der Regel müssen Sie hier kein Datum auswählen. Die Meldung gilt als veröffentlicht, sobald sie diese aktivieren, d.h. nicht der Schalter "verbergen" gewählt ist. Als Veröffentlichngsdatum legt das System automatisch den Zeitpunkt fest, an dem Sie den Datensatz erstellen. Das Ablaufdatum muss ebenfalls in der Regel nicht gewählt werden, da die meisten News im System verbleiben sollten. In Einzelfällen kann es aber sinnvoll sein, ein Ablaufdatum zu setzen; die Meldung deaktiviert sich dann selbst, ist im Frontend nicht mehr verfügbar, bleibt aber im Backend erhalten.

Über den Bereich "Zugriffsrechte für Benutzergruppen" können Sie bei den News fürs Intranet steuern, welche Benutzergruppe diese News angezeigt bekommt, also ob Studierende, Mitarbeiter*innen oder Mitarbeitende & Studierende (z.B. Hilfskräfte) die News im Frontend sehen können. Die Einschränkungsmöglichkeit nach Benutzergruppen besteht nur für das Intranet. Ist keine Benutzergruppe ausgewählt, können alle im Intranet eingeloggten Personen die Meldung sehen.

-> Wichtig: Die Benutzergruppe Mitarbeitende & Studierende ist eine eigenständige dritte Gruppe (hier sind z.B. Hilfskräfte oder Promotionsstudierende mit Anstellungsverhältnis enthalten) und nicht die Summe der anderen Gruppen!

(Beispiel: Für diese News wurde die Benutzergruppe Mitarbeitende ausgewählt, sodass nur eingeloggte Beschäftigte die Info sehen, die anderen beiden Gruppe hingegen nicht.)

Gut zu wissen:

Nachdem ein Beitrag veröffentlicht wurde, sollte dieser nicht wieder verborgen werden. Zugriffe über den RSS-Feed, von Suchmaschinen und direkte Zugriffe über den URL-Pfad würden sonst ins Leere laufen. Ebenso führt die Nutzung des Ablaufdatums dazu, dass externe Zugriffe über den RSS-Feed, den URL-Pfad oder durch Suchmaschinen ins Leere laufen.

Übersetzung von News

Um eine News zu übersetzen, öffnen Sie den jeweiligen News-Ordner, welcher den Artikel enthält, in der Listenansicht. Zunächst muss der Ordner selbst als englischer Seitentitel angelegt sein. Suchen Sie dann den zu übersetzenden Artikel in der Tabelle "Artikel". In der Spalte "Lokalisieren" sehen Sie an jedem Artikel, welcher noch nicht übersetzt wurde. Im Screenshot ist dies zum Beispiel die News mit dem orangenen Rahmen; die News mit der roten und der blauen Umrandung wurden bereits lokalisiert und erscheinen in der Liste eingerückt. Die rote und blaue Variante unterscheiden sich in der Art der Übersetzung; rot = selbst übersetzt, blau = mit DeepL übersetzt:

Ein Klick auf die britische Landesflagge erstellt eine lokalisierte Version des Artikels. Klicken Sie auf die linke der beiden britischen Landesflaggen, können Sie die Übersetzung selbst vornehmen und die englischen Inhalte in die Eingabemaske eintragen. Der übersetzte Artikel ist zunächst noch ausgeblendet. Auf diese Weise können Sie die übersetzten Inhalte noch einmal überprüfen.

Mit Klick auf die rechte der beiden britischen Flaggen können Sie die Übersetzung durch DeepL nutzen und die deutschen Texte automatisch ins Englische übersetzen lassen.

Hinweis: Wenn Sie im Reiter "Inhaltselemente" zusätzliche Contentelemente in Ihrem Artikel genutzt haben, denken Sie daran, dass diese ebenfalls übersetzt werden müssen und dass diese zunächst ausgeblendet wurden und separat aktiviert werden müssen, bevor Sie den Artikel sichtbar schalten.

Denken Sie am Ende auch daran, das URL-Segment der englischen Meldung nochmal zu aktualisieren.

CHECKLISTE

News in TYPO3 anlegen und veröffentlichen

Kurzanleitung für dezentrale Redakteurinnen | Website & Intranet*

1. Vor dem Anlegen

Ausspielort festlegen: Soll die Meldung auf der Website oder im Intranet erscheinen? Eine parallele Ausspielung ist nicht möglich.
Prüfen, ob die Meldung bereits zentral oder in einem anderen News-Bereich angelegt wurde. Doppelte Einträge vermeiden.
Bei News, die auch auf weiteren Seiten erscheinen sollen, entsprechende Kategorie setzen oder vorab mit dem Webteam abstimmen.

2. News-Datensatz anlegen

Im TYPO3-Backend den eigenen News-Ordner im Seitenbaum öffnen.
Einen neuen News-Datensatz erstellen.
Die Meldung mit Titel und den erforderlichen Inhalten ausfüllen.
Die vorgesehenen Angaben und Einstellungen im Datensatz prüfen und ergänzen.

3. Kategorie auswählen – besonders wichtig!

Mindestens eine passende Kategorie auswählen. Ohne Kategorie wird die Meldung im Frontend nicht angezeigt.
Bei News für eine Instituts- oder Abteilungsseite immer die jeweilige Kategorie des Bereichs auswählen.
Für eine Meldung im Intranet die Kategorie „Intranet“ auswählen.
Soll die Meldung für die Spoho-Startseite vorgeschlagen werden, zusätzlich „Für Startseite vorschlagen“ auswählen. Die endgültige Auswahl und Veröffentlichung auf der Startseite übernimmt das Webteam.

4. Speichern und kontrollieren

Prüfen, ob alle erforderlichen Angaben und Kategorien gesetzt sind.
News-Datensatz speichern.
Eine Vorschau der News aus dem Backend heraus ist nur möglich, wenn die Meldung aktiv ist.
Im Frontend kontrollieren, ob die Meldung am vorgesehenen Ort angezeigt wird.
Bei fehlender Anzeige zuerst die Kategorie und den Ausspielort prüfen. Ggf. beim Webteam nachfragen.

WICHTIG ZU WISSEN

Startseite: Nur das Webteam kann Meldungen auf die Spoho-Startseite setzen.
Keine Doppelpflege: Eine Meldung nicht parallel im zentralen und im eigenen News-Ordner oder in mehreren News-Ordnern anlegen.
Übersetzung: Steht die deutsche News final online, sollte diese auch ins Englische übersetzt werden. Änderungen an einer bereits übersetzten deutschen Meldung müssen in der englischen Version manuell nachgezogen werden.

Zehn typische Fragen zu News:

1. Wann ist etwas eine News – und wann nicht?

Eine News ist aktuell, relevant und zeitlich einzuordnen. Inhalte, die dauerhaft gültig sind, gehören auf statische Seiten – nicht in die News.

2. Wie lang sollte eine News idealerweise sein?

So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Die Kerninformation sollte bereits im Teaser klar werden. Meist reichen 1.500 Zeichen. Bei größeren Themen darf es mehr sein – aber nur mit klarer Struktur.

3. Was gehört in den Teaser – und was in den Haupttext?

Der Teaser beantwortet: Was ist passiert und warum ist es relevant? Der Haupttext liefert Details, Hintergründe, Zitate oder Kontext.

4. Darf ich eine News mehrfach anzeigen lassen?

Ja, über Kategorien und Plugin-Einstellungen kann eine News auf mehreren Seiten erscheinen. Es sollte aber immer nur einen zentralen Datensatz geben – keine doppelten Einträge.

5. Welche Kategorien sollte ich wählen?

Nur passende und so wenige wie möglich. Kategorien steuern Sichtbarkeit, Filter und zentrale Ausspielung. Zu viele Kategorien machen Inhalte unübersichtlich. Wenn Sie hier unsicher sind, melden Sie sich gerne beim Webteam: web@dshs-koeln.de.

6. Kann ich eine veröffentlichte News nachträglich ändern?

Ja, kleinere Korrekturen sind normal. Bei inhaltlich größeren Änderungen sollte transparent ergänzt werden (z.B. „Update vom…“).

7. Alte News aktualisieren oder neue anlegen?

Bei neuen Ereignissen immer eine neue News anlegen. Alte News nur korrigieren oder ergänzen – nicht überschreiben.

8. Wie wichtig ist das Bild?

Sehr wichtig. Bilder erhöhen Aufmerksamkeit und Klickrate. Sie sollten thematisch passen, qualitativ hochwertig sein und barrierefrei beschrieben werden. Für rein organisatorische Meldungen im Intranet ist nicht zwangsläufig ein Bild erforderlich.

9. Muss ich jede News ins Englische übersetzen?

Grundsätzlich ja, wenn sie für ein internationales Publikum relevant ist. Ziel ist ein konsistenter zweisprachiger Webauftritt.

10. Warum erscheint meine News nicht auf der Startseite?

Mögliche Gründe:

falsche Kategorie
falscher Veröffentlichungszeitraum
kein Haken bei „sichtbar“
Freigabeprozess noch nicht abgeschlossen (ans Webteam wenden)

Nachrichten/News anlegen (Newsmodul)