Personen

Alle Mitarbeitenden, die über eine gültige DSHS-ID verfügen, sind Bestandteil des Personenverzeichnisses der Deutschen Sporthochschule Köln auf der Webseite und im Intranet. Das Gesamt-Personenverzeichnis (https://relaunch.dshs-koeln.de/personenverzeichnis) ist alphabetisch sortiert und durchsuchbar. Die Daten der Personen werden zu einem Teil automatisch ins TYPO3-System importiert und sind dann mit weiteren Angaben anreicherbar. Personenkontakte können auf den Webseiten als Kontaktkarten verknüpft werden; über den Link "Zum Profil" in jeder Kontaktkarte lässt sich die detailliertere Profilseite einer Person öffnen.

Ansicht im Frontend:

Kontakt-Card: Verknüpfung des Personenkontakts auf einer beliebigen Seite über das Card-Element Kontakt:

In der verknüpften Ansicht einer Personenkarte werden folgende Daten angezeigt:

- Überschrift (optional) 

- Bild (optional) 

- Titel

- Vorname und Name

- Funktion (optional)

- Link zum Profil (Personendetailseite)

- Telefonnummer

- E-Mail-Adresse

Um einen Kontakt auf der Web- oder Intranetseite einzufügen/zu verknüpfen, fügen Sie eine Cards-Gruppe ein und wählen dann über "neuen Inhalt erstellen" die Karte (Kontakt) aus:

Dann haben Sie die Möglichkeit, einen Adressdatensatz aus der Datenbank auszuwählen, den Sie an der Stelle anzeigen lassen möchten. Sie können in die Zeile "Finde Datensätze" den Namen der Person eingeben; der Kontakt wird Ihnen dann vorgeschlagen. 

Oder Sie können einen Personenordner durchblättern über das Ordnersymbol "Datensätze durchblättern". Grundsätzlich sollten alle DSHS-Kontakte in dem Ordner  "Personen" unterhalb von Storage liegen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass Sie z.B. für Ihr Institut einen eigenen Personenordner pflegen. Melden Sie sich dazu gerne beim Webteam.

Sie können einem Datensatz auch noch eine Beschreibung hinzufügen, indem Sie in der Zeile "Beschreibung" der Kontakt-Karte etwas eintragen:

Diese Beschreibung bezieht sich dann nur auf den Kontakt auf dieser einen Seite. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, im zentralen Datensatz einer Person in der Datenbank ebenfalls eine Beschreibung zu hinterlegen (dieser Eintrag muss über das Webteam erfolgen). Sofern die Beschreibung in der Kontaktkarte befüllt ist, überschreibt dessen Inhalt das Standardfeld ‚Beschreibung‘ aus der zentralen Personendatenbank (tt_address-Datensatz). 

Personendetailseite bzw. Profil: Ansicht aller in der Datenbank eingetragenen Angaben zur Person

- Titel

- Vorname und Name

- Einrichtung

- Telefonnummer Büro

- E-Mailadresse

Die Daten in den grün umrandeten Kästen sind optional und müssen ans Webteam geliefert werden:

- Porträtbild: Wenn kein Bild gewünscht oder vorhanden ist, entfällt dieses. Technische Anforderung: querformatiges Bild 3840 x 2160 Pixel!

Kasten "Kontakt":

- Zusätzlich zur vorgegebenen Telefonnummer und E-Mailadresse lassen sich eine Mobilnummer, eine Faxnummer und eine Webadresse eingeben, z.B. zur Webseite des Instituts oder der Abteilung.

Kasten "Sprechzeiten / Freitext" (Überschrift änderbar; Empfehlung: "Sprechzeiten"):

- Sprechzeiten: In Kombination mit dem Icon "Uhr" lassen sich hier Sprechzeiten als Freitext eintragen.

- In Kombination mit dem Standort-Icon lassen sich hier ein Gebäude und ein Raum eintragen.

Kasten "Weiterführende Links" (Überschrift änderbar):

- Hier lassen sich maximal 4-5 externe oder interne Verlinkungen eintragen, z.B. zum FIS-Profil, zu Publikationen oder zu externen Projektseiten. Auch Downloads, z.B. eines CV, sind hier möglich.

Kasten "Mitgliedschaften / Sonstiges"  (Überschrift änderbar):

- Hierbei handelt es sich um ein Freitextfeld, in dem sich folgende Informationen anbieten können: Mitgliedschaften in Gremien oder Organisationen, Funktionen und Zuständigkeitsbereiche oder weitere Expertise.

Studentische Mitarbeitende können - wie bislang auch - ebenfalls im Personenverzeichnis angezeigt werden und auf Webseiten als Kontaktkarten verknüpft werden, sofern das gewünscht ist. Bitte wägen Sie dies sorgfältig ab. Externe Personen, die z.B. auf Institutsseiten als kooperierende Wissenschaftler*innen angezeigt werden sollen, können von den Redakteur*innen selbst in separaten Personen-Ordnern angelegt werden. Wenn Sie Fragen dazu haben, melden Sie sich unter web@dshs-koeln.de.

Personendaten & Porträtbilder aktualisieren

Wie können Sie nun dafür sorgen, dass die Personendaten korrekt und vollständig im Webportal angezeigt werden? Leider können Sie als Redakteur*in oder Mitarbeitende die Daten (noch) nicht selbst pflegen; diese Eingabe muss über das Webteam erfolgen. Für die Abfrage der aktuellen Daten haben wir eine Vorlage erstellt, in die Sie pro Person die Daten eintragen und an web@dshs-koeln.de senden können. Diese Vorlage finden Sie am Ende dieses Kapitels. 

Auch die Porträtbilder der Mitarbeitenden müssen wir erneut bei Ihnen anfragen. Bitte laden Sie diese mit der Dateibezeichnung „Nachname_Vorname“ in diesen Sciebo-Ordner hoch: https://dshs-koeln.sciebo.de/s/L8Nzmjzn6GJKSiR (Passwort: typo3personen). Die Porträts sollen querformatig sein und folgende Maße besitzen: 3840 x 2160 Pixel! Sollte das Format nicht genau stimmen, kein Problem; unser Grafikteam wird die Bilder anpassen.

Wichtig: Die Basis des Personenverzeichnisses im neuen Portal bilden die Daten aus dem „alten“ TYPO3. Daher kann es bei der Übertragung noch zu Differenzen kommen, z.B. dazu, dass manche Personenkontakte noch nicht zur Verfügung stehen. Die Aktualisierung und Vervollständigung der Angaben wird einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher bitten wir um etwas Geduld. Ziel ist es, zum Go-live der neuen Portale bzw. in den nachfolgenden Wochen die Angaben weitgehend vollständig zu präsentieren.